Le 9 juin marque la journée internationale des archives, une occasion idéale pour les associations sportives de se pencher sur un aspect souvent négligé mais pourtant essentiel de leur fonctionnement : la gestion des documents. Dans un club, archiver ne consiste pas simplement à empiler des papiers dans un placard. C’est une pratique indispensable pour garder une trace des décisions prises (assemblées générales, conseils d’administration), justifier l’attribution de subventions, préserver la mémoire du club et se protéger en cas de contrôle ou de litige. À une époque où les documents se multiplient, entre formats papier et numériques, faire le tri devient une vraie nécessité.
Mais que doit-on garder, et surtout, pendant combien de temps ? Les statuts, les procès-verbaux d’AG ou les règlements intérieurs doivent être conservés à vie, car ils forment la base juridique de l’association. Les documents comptables comme les bilans et factures doivent être archivés pendant au moins dix ans. Quant aux dossiers d’adhésion, aux certificats médicaux ou aux documents de licences, une durée de conservation de trois à cinq ans est généralement suffisante. Les contrats ou conventions avec des partenaires doivent être conservés pendant cinq ans après leur expiration, et les mails ou échanges importants, pour une durée équivalente. Enfin, les photos, les affiches ou les documents de communication peuvent être conservés selon leur intérêt historique ou patrimonial pour le club.
Au-delà de la gestion interne, les associations sont aussi concernées par le RGPD, le Règlement Général sur la Protection des Données. Depuis 2018, toute structure qui collecte des données personnelles, même à petite échelle, a l’obligation d’en informer clairement les personnes concernées, de ne conserver que les données strictement nécessaires à son fonctionnement, et de sécuriser leur accès. Cela concerne notamment les informations sensibles comme les adresses, les données de santé ou les coordonnées de mineurs. Chaque club devrait donc pouvoir présenter une politique de confidentialité, même simple, expliquer combien de temps il garde les données de ses adhérents, et offrir un droit d’accès ou de suppression à ces derniers.
Pour mettre un peu d’ordre dans tout cela, quelques étapes simples peuvent être mises en place. Il est conseillé de commencer par un inventaire rapide des documents existants, de trier ceux qui doivent être conservés selon les durées légales, et de jeter ceux qui sont obsolètes. Il est utile ensuite de numériser les documents importants, de les organiser dans des dossiers clairs et de les stocker dans un espace sécurisé et partagé, comme un drive protégé ou un disque dur externe. Enfin, nommer une ou deux personnes référentes pour gérer les archives et suivre les mises à jour au fil des saisons peut faire toute la différence dans la continuité du club.
Enfin, bien archiver, c’est gagner du temps, de la clarté et de la sécurité. C’est aussi une façon de valoriser l’histoire de son club et de faciliter la vie de ceux qui prendront la relève. En cette Journée internationale des archives, pourquoi ne pas prendre un moment pour enclencher ce tri ? Loin d’être une corvée, c’est un vrai levier pour mieux faire vivre l’association, aujourd’hui comme demain.
